1. 專案目標
先用幾句話說明這個系統要解決什麼問題。例如：每天人工整理訂單太耗時、各部門資料分散、報表需要人工合併、LINE 會員資料無法和後台同步。目標越明確，越容易切出第一版範圍。
2. 使用者角色與權限
列出誰會使用系統，例如管理者、一般員工、店長、會計或外部客戶。每個角色能看哪些資料、能新增或修改哪些欄位、是否需要審核流程，都會影響系統設計。
3. 資料來源與欄位
整理目前資料在哪裡：Excel、Google Sheets、舊系統、第三方 API、人工表單或資料庫。每份資料需要列出欄位名稱、格式、更新頻率和常見錯誤，這會決定資料清洗與匯入方式。
4. 流程與例外情境
不要只寫正常流程，也要寫例外狀況。例如付款失敗、資料重複、API timeout、審核退回、欄位缺漏、使用者輸入錯誤。這些情境如果沒有先定義，上線後最容易變成維護問題。
5. 報表、匯出與通知
若系統需要報表，請先準備範例格式。若需要匯出 Excel、寄信、LINE 通知或定期排程，也要先列出觸發條件、接收者和頻率。