先盤點現有流程，不要只列功能名稱
「做一個管理系統」不足以報價。請以目前的表單、Excel 或舊系統為起點，整理誰在何時輸入資料、誰核准、最後產生什麼結果。
- 使用角色
- 列出管理者、員工、主管、會計或外部客戶；每個角色可看、可改、可核准哪些資料？是否需要留下操作紀錄？
- 資料來源
- 現有 Excel、Google 試算表、舊資料庫或第三方 API 的欄位、數量、更新頻率與資料品質如何？可否提供去識別化的範例？
- 主要與例外流程
- 除正常新增、查詢、審核外，寫出重複資料、退回修改、匯入失敗、逾時、取消或資料衝突時該怎麼處理。
- 報表與通知
- 提供報表欄位與篩選範例，說明匯出格式、收件人、通知時機及是否要定期排程。
- 部署與持續費用
- 確認系統放在誰的雲端帳號、需要多少人同時使用，以及主機、第三方 API、備份、監控與維護是否另外計費。
可複製的系統發包描述
先用空白範例表達工作目標，敏感資料只在確認合作方式與權限後提供，不要貼進公開詢價表單。
目前由＿＿＿＿人用＿＿＿＿處理＿＿＿＿流程；每週約＿＿＿＿筆資料，最常遇到＿＿＿＿問題。我們希望第一版先完成＿＿＿＿，判斷有效的方式是＿＿＿＿。
使用角色有＿＿＿＿，資料來源為＿＿＿＿，需要匯入／匯出＿＿＿＿；審核、通知、報表和第三方串接需求為＿＿＿＿。
預計由＿＿＿＿持有雲端、資料庫與程式碼。希望於＿＿＿＿前交付可測試版本；請分列建置、資料搬遷、教育訓練和持續維護費用。
驗收時逐一對照資料、權限與例外情境
把每項交付轉成「輸入條件、操作步驟、預期結果」的測試案例，並約定誰提供測試資料與簽收。
- 資料匯入
- 以約定的測試檔匯入正常、缺欄及重複資料；核對成功筆數、失敗原因及重試方式，不只看畫面顯示完成。
- 角色權限
- 用不同角色實際登入，確認只能讀取及修改授權範圍；審核退回與操作紀錄應符合需求。
- 流程與報表
- 從建檔走到核准、通知與匯出，比對報表範例中的篩選、欄位、合計和時間範圍；再測試取消或失敗流程。
- 上線與還原
- 確認正式資料搬遷方式、切換時機、備份週期、還原演練及故障聯絡窗口；舊系統何時停用應由雙方約定。
- 交接與維護
- 交付程式碼、部署與環境設定文件、管理帳號及權限清單，註明錯誤修正期、維護範圍、回應時間和新增需求如何估價。
和「系統開發文件範例」怎麼搭配？
先用現有的系統開發文件範例整理角色、欄位、流程和報表，再用本頁的測試情境與交接清單確認怎樣算完成。文件是詢價輸入，驗收清單是交付判準。