同樣是整理詢價，兩種資料需要不同做法
假設流程一收到固定欄位的試算表：料號、數量、單價都已填好。這時用程式驗證欄位、計算總額即可，模型沒有必要介入算式。流程二收到自由文字信件，例如「跟上次一樣，但改成 500 件」；這時模型可以擷取需求，但「上次」對應哪筆訂單必須查證。
- 固定欄位
- 用明確規則驗證數字、缺漏與格式；錯誤列交人工修正，不讓 AI 重新猜值。
- 自由文字
- AI 產生草稿並保留原文，未知欄位標為待確認；引用舊訂單需權限與人工確認。
- 共同界線
- 未核准不報價、不建單。兩種流程都要留操作紀錄，不能把工具種類當成驗收標準。
先問是不是需要 AI
固定欄位加總、格式檢查或條件通知，通常可以先評估公式與一般自動化。當工作涉及大量自然語言、不同格式文件或需要彙整內容時，再評估 AI。不要把本來明確的規則交給模型猜，也不要因為想用 AI 就重建整個系統。
四種做法，不是只有買工具或全客製
下面是選擇指引，不是費用高低保證。不同平台提供的權限、資料保存與 API 能力需逐一核對，不能把「企業版」視為所有需求都符合。
| 做法 | 適合先評估的情境 | 必須確認的限制 |
|---|---|---|
| 現成 AI 工具 | 個人撰稿、摘要；使用者自行核對 | 可用資料、帳號方案、保存條件與輸出責任 |
| 平台設定與流程調整 | 既有平台已提供文件查詢或工作流程 | 角色權限、功能限制、資料更新與匯出 |
| 混合串接 | 保留現有系統，補上 AI 草稿與人工核准 | API、失敗重送、授權及多平台持續費用 |
| 客製開發 | 特殊權限、跨系統流程或既有工具無法滿足 | 開發範圍、測試、維護、帳號與程式交接 |
用一個日常流程比較，不只試聊天
例如客服要回答產品規格，可以先讓員工用已授權文件查詢並人工核對；若還要根據角色查訂單、留下核准紀錄並發送 LINE，才涉及身份、權限和串接。把兩種範圍分開估價，才不會因為聊天效果不錯就認定可以自動處理訂單。
- 輸入：哪些文件與欄位？來源誰維護？資料能不能送到外部？
- 輸出：是供內部參考的草稿，還是會寄給客戶、改訂單或產生帳務？
- 核准：誰負責核對，沒有人在線時要暫停還是轉交？
- 例外：找不到資料、權限不足與服務失效如何通知？
出現這些需求，才進一步評估客製
不同部門不能看到彼此資料、需要把答案與原文件版本連結、必須整合多套系統或保留完整核准紀錄，都可能需要額外開發。但仍先確認既有平台能否滿足，不把需求困難直接等同於必須全客製。無可用 API 的舊系統，要先評估接口與平台條件，不能保證一定串得上。
總成本包括維護與退出
現成工具也可能有多人授權、額外儲存與移轉成本；客製系統也可能依賴外部模型及平台，並非一次付費就永遠免費。請比較資料匯出格式、帳號持有、改版責任、停用時的替代流程與整體年度成本。
- 避免綁定
- 確認文件、設定與操作紀錄如何匯出；不要只確認生成的文字能複製。
- 誰維護
- 文件更新、平台規則變更、模型版本替換及錯誤排查各由誰負責？
- 停止也能工作
- 若取消訂閱或 AI 暫停，既有資料與人工流程是否仍可使用？先演練，而非上線後才問。
先做小範圍比較，再選方案
選定一個流程與同一組合法樣本，事前約定品質、人工修改時間與成本的比較方式。分別試用可行方案，記錄無答案、錯誤與需人工處理的比例。若現成工具已足夠，先改善使用規則；若真正缺的是流程整合，再核定客製範圍。試點結果是選擇依據，不代表未來所有資料都會有相同表現。