文件樣本與欄位規格
定義文件種類、欄位、格式、必填與核對規則。情境示例：把報價單的品項、數量與金額整理為草稿，再由人員核對；不是自動核准採購的承諾。
把文件變成可核對的資料，而不只是另一段摘要
每天從 PDF、掃描件或表單整理欄位，再輸入試算表與後台？萍晹科技協助定義文件格式、必填規則與人工確認流程，評估是否需要文字辨識或 AI 擷取。先用代表性樣本驗證，才將確認過的結果送往既有系統。
01
適合需求
- 需要把供應商文件、報價單或申請表中的欄位整理到固定表格
- 文件格式不一致，有可選取文字的 PDF，也有照片或掃描件
- 需要大量文件分類或摘要，但仍要能回到原文核對
- 已有試算表或管理後台，希望減少重複輸入而不直接重建系統
02
交付內容
文字辨識與資料整理
OCR 是把掃描影像辨識成文字，與 AI 摘要或欄位擷取是不同步驟。依樣本選擇規則、OCR 或模型，不把固定格式也一律交給 AI；保留缺漏與解析失敗結果。
人工覆核與匯入流程
將擷取結果與原文件並列核對，依規則標出缺值、格式錯誤與疑似重複；人員確認後才匯入，並記錄來源與修改內容。
串接、例外與交接
依已授權 API 或匯出格式接上試算表與後台，設定重送識別、錯誤紀錄、檔案保存與刪除期限；先在測試資料驗證，不碰未授權的正式資料。
詢價前準備
- 提供各類型的去識別化樣本，包含清晰、模糊、缺頁及不同版型；確認文件與其中個資的處理授權。
- 提供欄位定義、格式、必填條件與正確結果範例，說明哪些欄位會影響金額或重要決策。
- 確認輸出到 Excel、Google 試算表或既有 API，並列出覆核角色、匯入權限與檔案保存期限。
驗收方式
- 以約定樣本逐欄核對結果，分別記錄文字辨識錯誤、漏欄與格式錯誤；重要金額與識別欄位單獨驗收，不只看摘要流暢。
- 測試低品質掃描、缺頁、加密檔案與無法辨識的文件，確認清楚標示失敗，不能以猜測的資料當成已通過。
- 同一份文件重送或重試匯入時，確認不重複新增；修改後再次匯入的規則也要與資料來源一致。
- 測試未覆核與無權限的帳號不能寫入資料；核對保存期限、操作紀錄、來源追溯及授權撤銷後的行為。
範圍與限制
- 不保證任意手寫、模糊影像或所有文件版型都能正確辨識。簽章真偽、法律效力與採購核准不是文字辨識功能。
- 資料清理、複雜表格、手寫辨識、OCR 供應商用量及既有系統改造需另評估；重要資料先人工核對，不直接用模型結果取代審核。
03
費用評估
依文件格式與版型數、頁數、欄位規則、覆核介面、輸出系統及每日處理量估價。開發、OCR 或模型 API 用量、檔案儲存與維護費分開列明；先用樣本確認處理品質與例外比例。
實際費用會依功能範圍、資料流程、整合對象與上線時程調整。確認需求後會提供明確報價與交付項目。
詢價前可先閱讀： 中小企業 AI 導入評估、Excel 與 Google 試算表流程系統化、整理文件後的企業知識庫。
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常見問題
固定表格也需要 AI 嗎？
不一定。格式穩定且已有結構化資料時，規則或匯入程式可能更容易驗證。只有樣本和需求顯示需要時，才加入 OCR 或模型處理。
可以直接寫入 Google 試算表嗎？
可以評估，但需確認擁有者授權、欄位對應、主資料來源與寫入權限。初期建議先生成待覆核資料，確認後再匯入，並處理重送與重複紀錄。
掃描文件上的數字讀錯怎麼處理？
保留原文件與欄位來源，標示不確定或規則不符的結果交人工核對。驗收應用樣本比對重要欄位，不能只依模型自稱有把握就自動通過。
可以把所有歷史文件一次匯入嗎？
先盤點授權、格式、資料量與保存責任，抽樣確認品質與成本；歷史清理及批次匯入範圍另列，不預設所有舊文件都適合直接處理。
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其他開發服務
需要評估 AI 文件處理與流程自動化 嗎？
留下目前的構想、流程或既有系統狀態，我們會協助判斷可行做法與預估範圍。
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