知識範圍與文件盤點
整理文件擁有者、版本、更新頻率與讀取權限。情境示例：先處理業務常問的產品規格，不把人事與客戶機密一起放入；此為需求示例，非已完成客戶案例。
讓同事找得到答案，也查得到依據
產品規格、作業 SOP 與內部辦法散落在資料夾，資深同事每天回答同樣的問題？萍晹科技協助整理可使用的文件，建立有來源引用與角色權限的查詢入口。先選一個部門試用，確認答案品質與資料更新方式，再評估擴大。
01
適合需求
- 業務要從多份產品手冊找規格，希望答案附文件來源而非憑印象回答
- 新人需要了解操作 SOP，但文件版本混雜，常請同事再次說明
- 部門資料有不同保密範圍，不能讓所有使用者查到所有文件
- 文件會更新，希望知道誰維護內容、何時讓舊版停止被引用
02
交付內容
附來源的查詢入口
依問題查找已授權文件，再產生回答並附可核對的來源。常見稱為 RAG 的做法，是先檢索資料再生成回答，不代表模型已記住公司所有資訊，也不保證沒有錯誤。
文件更新與權限管理
定義新增、替換、停用與重新處理文件的流程，保留更新紀錄；在查找資料時就檢查使用者權限，不只在畫面上隱藏文件名稱。
問題集與操作交接
用實際工作問題及可核對答案建立測試集，檢查找不到資料、版本衝突與人工轉交，交付管理方式及後續更新責任。
詢價前準備
- 先提供已授權且去識別化的產品說明、SOP 或辦法樣本；確認 PDF 是否可選取文字，掃描件是否需另做文字辨識。
- 列出常見問題、可接受答案及應引用的文件，標示已失效版本與可能互相矛盾的規則。
- 確認文件管理者、部門角色、登入方式，以及禁止送往外部模型或不可建立查詢索引的內容。
驗收方式
- 抽測答案與原文件是否一致，來源是否指向正確版本；找不到依據時明確提示，不補造不存在的公司規則。
- 用不同部門帳號測試跨權限問題、文件標題與片段，核對不能讀取或推論未授權內容。
- 更新或停用一份文件後重新查詢，核對新版本生效、舊版停止引用，以及更新失敗可追查。
- 加入文件內誘導模型洩露資訊的測試，確認文件文字不會被當成授權；核對反應時間、用量與人工轉交紀錄。
範圍與限制
- 不保證知識庫回答百分之百正確。重要規則應查閱引用原文並由負責人確認；來源引用本身也需要驗證。
- 資料掃描、OCR 文字辨識、權限複雜的文件平台串接及私有部署需另評估，不是上傳所有檔案就自動完成。
03
費用評估
依文件格式、數量與更新頻率、部門權限、登入整合、查詢量和測試集估價。開發、文件整理、模型 API、查詢索引儲存及維護費分開列明；先確認小範圍試點，不以文件總數單獨決定價格。
實際費用會依功能範圍、資料流程、整合對象與上線時程調整。確認需求後會提供明確報價與交付項目。
詢價前可先閱讀： AI 導入評估與合作方式、將知識庫用於客服輔助、文件辨識與欄位整理。
04
常見問題
知識庫和模型微調有什麼不同？
本頁服務先以查找已授權文件並生成帶來源的回答為主；模型微調是另一種調整模型的工作，不預設包含。是否需要微調，要依任務與測試結果另外評估。
公司文件都可以放進去嗎？
不能只依檔案是否可上傳決定。需先確認資料授權、機密範圍、保存期限、模型供應商及查詢權限；私人文件與客戶資料不應在未授權時納入。
答案錯了，應該改提示詞還是改文件？
先核對來源是否正確、文件有無缺漏或衝突，以及使用者是否問到範圍外問題。再區分文件、查找或生成階段的問題，不把所有錯誤都歸因於提示詞。
小公司需要一次導入全公司嗎？
不需要。可以先選一個文件完整、問題重複且有負責人的部門，用試用結果確認查詢品質與更新成本，再決定是否擴大。
05
其他開發服務
需要評估 企業 AI 知識庫導入 嗎？
留下目前的構想、流程或既有系統狀態，我們會協助判斷可行做法與預估範圍。
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